FAXの注文は、
AIで受注表にできる。

毎朝届くFAXの注文書を見ながら、受注表やExcelに一件ずつ打ち込んでいる。
そういう卸や食品、製造の会社の方に向けた記事です。

2026年10月22日に、手書きの注文書（架空）を Gemini と Claude に読ませて、受注表にできるかを試しました。
品名と数量の読み違いは、どちらのAIでも1つもありませんでした。
ただし、画像を作るAIで作った、本物よりきれいな注文書1枚での結果です。
崩れたのは、取り消しや「〃」を表にどう入れるかでした。
結果を分けたのは、AIに一緒に渡す決まり（読み方の指示）の書き方です。
決まりを中途半端に書くと、かえって受注表が崩れました。

1. 迷いやすい書き方を4つ入れた注文書で試した

レストランから青果の卸へ届いた、という設定の注文書です。
店名も担当者も架空です。
画像を作るAI（Google の Nano Banana Pro）で、手書きのFAXらしく作りました。
キャベツの数量だけは、作った画像で「4」に線が引かれていませんでした。
そこで、余分な記号を消し、「4」に二重線を描き足しています。

SAMPLE — 試した注文書（架空）

画像を作るAIで作った、架空の注文書です。
赤い枠と番号は当社が付けたものです。

実際のFAXでよく見る書き方を、4つ入れています。
番号は、画像の赤い枠の番号です。

1. じゃがいもの単位は「〃」（上の行と同じ「箱」という意味）
2. キャベツの数量は、「4」を二重線で消して「6」
3. 生しいたけの行は横線で消してあり、備考に「キャンセル」
4. 表の下に「※いつもの時間に裏口へお願いします」

AIには、この注文書の画像を渡して、受注表にするよう頼みました。
このあと書く3通りの条件（決まりなし・3行の決まり・6行の決まり）ごとに、Gemini で3回、Claude で2回試しています。
合わせて15回です。

2. 決まりなし：中身は合っていたが、表の形が毎回ちがう

何も決まりを渡さなくても、AIはよく読めていました。
Gemini の3回、Claude の2回とも、品名・数量・単位はすべて正しく読めました。
「〃」は「箱」に直し、キャベツは「6」にして、4から直したことを書き添えていました。

Claude は2回とも、注文書に「いつもの時間」としか書かれていないことに気づいていました。
そして、いつもの時間が希望の「午前中」に収まるかを確かめるよう、書き添えていました。

生しいたけの行が取り消しだということも、5回とも分かっていました。
ただ、その行を表から外したのは Claude の1回だけです。
ほかの4回は、取り消し線を引いたり「取消」と書いたりして、表の中に残していました。

困るのは、表の形が毎回ちがうことです。
Gemini は回ごとに、見出しが「受注表」になったり「受注票」になったりしました。
項目の名前や並び、配送の指示を書く場所も、ばらばらでした。
受注システムやExcelに移す前に、人が毎回、形を整え直すことになります。

FORM — 決まりなしだと、表の形が毎回ちがう

中身は合っていても、形がそろわないと、移す前に毎回整え直すことになります。
イラストは説明用です。

3. 決まりを3行だけ書くと、かえって崩れた

形をそろえるために、次の3行の決まりを一緒に渡しました。

- 注文書の画像を読むときは、「品名・数量・単位・備考」の表にする
- 表のあとに、店名・注文日・納品希望日・担当者を1行ずつ書く
- 読み取れない文字は「？」にする。推測で埋めない

表の形はそろいました。
ところが、決まりがないときにはできていたことのいくつかが、できなくなりました。

いちばん危ないのは、消した行が残ったことです。
生しいたけの行は、決まりなしでも表に残りがちでした。
3行の決まりでは、5回中4回、その行から取り消し線まで消え、ほかの行と同じ形で並びました。
備考に「キャンセル」とはあるものの、数量の「1」はそのままです。
この表をそのまま受注システムに取り込むと、取り消された生しいたけまで出荷されかねません。

理由は推測ですが、AIは決まりに書かれたことには忠実に従い、書かれていないことは自分なりに判断しているように見えます。
「推測で埋めない」と書いたので、Gemini は「〃」を箱に置きかえるのをやめたのでしょう。
決まりで表に入れる項目を決めた結果、AIが表の外のメモを落とした回もありました。

4. 〃と訂正と取り消しの扱いを足すと、毎回そろった

崩れた4つの扱いを書き足して、決まりを6行にしました。

- 注文書の画像を読むときは、「品名・数量・単位・備考」の表にする
- 「〃」は、上の行と同じ内容に置きかえる
- 線で消して書き直した数字は、書き直したほうを使い、備考に「訂正あり（元は○）」と書く
- 線で消された行は表に入れず、表の下に「取り消し：品名」と書く
- 表のあとに、店名・注文日・納品希望日・担当者・欄外のメモを1行ずつ書く
- 読み取れない文字は「？」にする。推測で埋めない

Gemini の3回、Claude の2回とも、同じ形の受注表が返ってきました。
Gemini の1回目の答えを載せます。

表の下には「取り消し：生しいたけ」と、店名・注文日・納品希望日・担当者・欄外のメモが1行ずつ並びました。

決まりは、自社に届くFAXのくせに合わせて書いていくものです。
取引先によって書き方がちがうなら、「○○商店は品名の代わりに商品番号を書いてくる」のように、相手ごとの決まりを足します。

決まりを毎回貼らずに済ませるには

ChatGPT・Gemini・Claude の画面に貼って使うなら、決まりも毎回一緒に貼ってください。
毎回貼るのが手間なら、決まりを保存しておく方法があります。

Claude と ChatGPT には、チャットをまとめておく「プロジェクト」があります。
プロジェクトに指示として決まりを書いておくと、そのプロジェクトの中のチャットで使われます。
Claude のヘルプによると、プロジェクトは無料のアカウントでも5つまで作れます。
ChatGPT の無料プランでどこまで使えるかは、確かめていません。
Gemini で同じことをする「スキル」には、学習の設定にかかわる条件があります（7章）。

SCREEN — Claude のヘルプ「プロジェクトとは何ですか？」

公開のヘルプページから、離れた3か所を切り出して縦に並べています。
赤い枠は当社が付けたものです（2026年11月8日確認）。

出典：Anthropic ヘルプセンター「プロジェクトとは何ですか？」、OpenAI「Projects and chats」（learn.chatgpt.com）（いずれも2026年11月8日確認）

5. 出荷の前に、人が元のFAXと見比べる所

今回は、数字の読み違いがありませんでした。
ただし、比較的きれいな注文書1枚での結果です。
AIの読み違いはゼロにならない前提で、人が見る所を決めておきます。

本物のFAXは、もっと手ごわいという声もあります。
FAXをAIでどうにかしたいという案件に何度も関わってきた、よんてんごPさん（@yontengoP）の投稿です。
手書きが混ざる、紙が曲がる・欠ける・ずれる、注文書は社外のサービスに出せない。
こうした理由で、まだ成功した試しがないと書いています。
カードの中の「↓」は、この投稿が引用している、同じ方の画像つきの投稿を指しています。
その画像は、カードの「X で見る」から元の投稿を開いて見てください。

当社の試しも、きれいな注文書1枚だけです。
かすれや傾きのある本物のFAXでは、読み違いが増えるかもしれません。
だからこそ、人が見比べる所を先に決めておきます。
社外のサービスに出してよいかは、7章で取り上げます。

6. 毎日の流れは、FAXをデータで受け取るところから

AIに読ませるには、FAXを紙ではなく、画像やPDFのようなデータで受け取ります。
複合機の中には、受け取ったFAXを紙に出さずに、データで受け取れるものがあります。
データの形式や送り先、機能の名前は機種によってちがうので、説明書かメーカーのサポートで確かめてください。
FAXをメールなどで受け取れるサービス（インターネットFAX）を使う方法もあります。

受け取るデータの形も、AIが読める形にしておきます。
たとえば Claude のヘルプが挙げる画像の形式は、JPEG・PNG・GIF・WebP で、PDF も読めます。
選べるなら、PDF にしておくと迷いません。

受け取ったデータは、消さずに残す

紙に出さずにデータで受け取ったFAXは、データのまま保存します。
国税庁の「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」は、こうした複合機でのやり取りを、データでやり取りした取引（電子取引）として扱っています。
資料の中の呼び名は「ペーパーレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機」です。

SCREEN — 国税庁の一問一答 問2

国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）の問2を、PDF から切り出しています。
赤い枠は当社が付けたものです（2026年11月8日確認）。

データで受け取ったFAXは、受け取った側で書きかえられます。
そのため国税庁は、受け取ったデータにタイムスタンプが付いていなければ、2つのうちどちらかをするよう求めています。
1つは、自社でタイムスタンプ（データがその時点からあとで書きかえられていないことを示すための仕組み）を付けること。
もう1つは、訂正や削除を防ぐ社内の決まり（事務処理規程）を作り、それに沿って管理することです。
データは、税法で決まった保存期間が終わるまで残します。

事務処理規程は、国税庁がひな形を出しています。
法人の例と個人事業者の例があり、参考資料（各種規程等のサンプル）のページから Word のファイルで取り出せます。

SCREEN — 国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）」

「電子取引に関するもの」の欄だけを切り出しています。
赤い枠は当社が付けたものです（2026年11月8日確認）。

これまでどおり紙に出して受け取るFAXは、紙の書面での取引として扱われ、その紙を保存します。
保存の細かい方法は、顧問の税理士に確かめるのが確実です。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」（令和8年7月）問2・問5、「電子帳簿保存法取扱通達」（令和7年6月27日付一部改正分まで）7-10、「電子帳簿保存法取扱通達解説（趣旨説明）」（令和7年6月27日現在）、「参考資料（各種規程等のサンプル）」、Anthropic ヘルプセンター「Claudeにファイルをアップロード」（いずれも2026年11月8日確認）

何十枚も届くなら、フォルダごと任せる

毎日何十枚も届くなら、1枚ずつ画面に貼る作業も手間になります。
そのときは、Claude Code や Codex のような作業を任せるAIに、フォルダごと任せる方法があります。
決まりは、Claude Code なら CLAUDE.md、Codex なら AGENTS.md というファイルに書いておきます。
どちらも、作業を始める前に読み込まれます。
ファイルの作り方はCLAUDE.md・AGENTS.md メーカーに、チャットのAIとのちがいは「答えを返すAIと、ファイルを仕上げるAI。」にまとめています。

出典：Claude Code ドキュメント「Claude があなたのプロジェクトを記憶する方法」、OpenAI「Custom instructions with AGENTS.md」（learn.chatgpt.com）（いずれも2026年11月8日確認）

7. 取引先の名前が入るので、学習に使われない設定で

注文書には、取引先の店名や担当者の名前が入っています。
AIは、入力した内容が学習に使われない設定やプランで使ってください。
法人向けプランの扱いは「会社で使う生成AIは、今のメールで選ぶ。」に、ChatGPT の設定の場所はChatGPTを仕事で使う前の、4つの設定に書いています。

取引先との約束や社内の決まりで、注文書を社外のサービスに出せない会社もあります。
その場合は、AIに読ませる前に、だれの許可が要るかを確かめてください。

Gemini で決まりを保存するときの注意

Gemini では、決まりを保存しておく役目が、Gem という機能から「スキル」に移ります。
18歳以上の個人の Google アカウントでは、Gem が2026年11月17日にスキルへ移り、読み取り専用になります。
12月17日には、Gem そのものが Gemini アプリから消えます。
会社や学校のアカウントで移るのは、2027年です。

スキルを使うには、「アクティビティの保存」という設定がオンになっている必要があります。
Google の説明では、この設定がオンだと、チャットがレビューされたり、Google のサービスの改良に使われたりすることがあります。
オフにすると、これからのチャットはAIモデルの改良に使われなくなります（フィードバックを送ったときを除く）。
ただし、オフでもチャットは72時間アカウントに残り、Google や利用者を守る目的では、人が確かめることもあると書かれています。
個人のアカウントで取引先の名前が入る注文書を読ませるなら、「アクティビティの保存」はオフにし、決まりは毎回貼ってください。

SCREEN — Gemini のヘルプ「スキル」の必要なもの

公開のヘルプページから、題名と「必要なもの」の欄を切り出して縦に並べています。
赤い枠は当社が付けたものです（2026年11月8日確認）。

出典：Gemini アプリ ヘルプ「Gem からスキルへの移行について」「Gemini アプリ向けのスキルを作成して管理する」「Gemini アプリのプライバシー ハブ」（いずれも2026年11月8日確認）

よくある質問

正直に書いておくこと

試したのは、架空の注文書1枚です。
画像を作るAIで作ったもので、本物のFAXよりきれいです。
かすれた数字、斜めに届いた紙、何枚にもわたる注文、商品番号だけの注文書では試していません。
ChatGPT と、各社のチャットの画面でも試していません。

試したのは2026年10月22日で、そのときの種類（Gemini は gemini-3.8-flash、Claude は Claude Opus 5.5）です。
その後に各社が種類を更新していても、そちらでは試していません。

決まりの渡し方は、2つのAIでちがいます。
Gemini には、決まりを頼む文の中に書いて渡しました。
Claude には、注文書と同じフォルダの CLAUDE.md に決まりを置いて読ませました。
2つのAIの結果を比べるときは、この点を割り引いて読んでください。

Claude には、筆者がふだんの仕事で読ませている全体の決まりも読み込まれていました。
推測で書かない、確かめていないことは未確認と書く、などを決めた CLAUDE.md です。
「決まりなし」の回も、まったくの白紙ではありません。
Claude が「いつもの時間」を確かめるよう書き添えたのは、この全体の決まりが効いていたからかもしれません。

AIの答えは、同じ頼み方でも毎回少しずつ変わります。
試した材料とAIの答えは、手元に保存しています（Claude の答えのうち、作業についての断り書きの部分は省いています）。

注文書の画像の赤い枠と番号は、当社が付けたものです。
国税庁・Anthropic・Google の画面写真は、2026年11月8日に公開のページと PDF を撮り、要る部分だけを切り出しました。
赤い枠は当社が付けたものです。
書類やヘルプは、内容を紹介するために引用しています。

X の投稿は、2026年11月8日に X で本文と日付を確かめて写し、元の投稿へのリンクを付けました。
日付は日本時間です。
投稿が示している手書きの例は、元の投稿で見てください。
投稿は、内容を紹介するために引用しています。
投稿者の方で掲載に不都合があれば、お問い合わせからご連絡ください。
元の投稿が消えたり非公開になったりしたときは、カードを外します。

記事の中のイラストは、当社が画像を作るAI（Gemini）で描いた説明のための絵です。
実際の画面ではありません。